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關于在機構改革中加強檔案管理工作的通知

[作者:縣檔案局 | 發布時間:2019-03-18 16:11:57 | 瀏覽:3909

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中共千陽縣委辦公室

千陽縣人民政府辦公室

關于在機構改革中加強檔案管理工作的通知

縣委和縣級國家機關各有關部門:

為了認真貫徹落實市委辦公室、市政府辦公室《印發<關于在機構改革中加強檔案工作的實施意見>的通知》寶辦字[2018]134號)文件精神,依法依規做好機構改革涉及部門和單位檔案處置工作,維護檔案完整與安全,現就我縣在機構改革中加強檔案管理工作通知如下:

一、進一步明確涉及機構改革部門和單位的工作職責,重視和加強檔案工作

在機構改革中,全縣涉及機構改革的部門和單位進一步明確檔案工作職責,高度重視、切實加強本單位檔案管理工作,加強與縣檔案局(館)的聯系,接受檔案業務指導,切實做好檔案處置工作,保證檔案資源及時歸檔移交。

1.不再保留、納入重新組建機構、撤銷建制的部門和單位,要明確檔案處置工作分管領導、工作機構;要制定檔案處置工作方案,指定專人,嚴格按照本單位文件歸檔范圍,對歷年歸檔文件材料和檔案整理情況進行全面清點和檢查,做好留存在部門或個人手中應歸檔各種門類,各種載體的文件材料的收集、鑒定、整理、歸檔、保管、清點、交接工作,確保本單位應歸檔文件材料齊全完整,已歸檔文件材料整理規范、目錄齊全。要按規定向新組建機構或綜合檔案館移交檔案,移交檔案時要將電子檔案、實物、印章、音像檔案等納入范圍。

2.新組建機構要明確檔案工作分管領導、檔案工作機構和人員,建立檔案工作網絡,將檔案工作納入相關領導和人員的崗位職責,提供符合檔案安全保管要求的用房,配備檔案安全必要的設施設備,制定檔案工作方案,編制或修訂本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表,做好各種門類、各種載體檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用、統計工作。已應用0A系統、業務系統的部門和單位,要做好電子文件的歸檔和電子檔案管理工作。

3.縣檔案局(館)負責全縣機構改革涉及部門和單位的檔案管理與處置工作方案的審查、檔案交接與管理工作監督指導、各保管期限表的部門和單位編制的文件材料歸檔范圍和文書檔案審定、協調處理檔案歸屬爭議等問題,確保檔案的齊全、完整、安全,保持各部門和單位檔案工作的連續性。

4.縣綜合檔案館要積板做好撇銷機構檔案接收進館工作。指導撇銷機構各種門類、各種載體的檔案整理規范、應收盡收、及時進館,杜絕因接收不及時導致檔案的分散、遺失。

二、科學管理、嚴格按照歸屬流向處置檔案

全縣涉及機構改革的部門和單位,要依法依規嚴格按照檔案歸屬,規范檔案流向,確保在機構改革中檔案管理科學、處置得當。

1.不再保留、納入重新組建機構、撤銷建制的部門和單位,自變動之日起檔案全宗終止,檔案經過系統整理后,整體移交承接主要職能的新組建機構按原全宗代管,實行封口管理,單獨保存和利用,檔案不能因一個部門或單位的職能和內部機構分解到其他多個部門或單位而分散.代管部門或單位在檔案達到規定移交年限(10年)后向縣綜合檔案館移交。確因保管場地限制等原因,經縣綜合檔案館同意,可提前移交進館。

向新組建機構或縣綜合檔案館移交檔案時,須清點檔案數量,雙方在移交清單上簽字蓋章,將檔案(含各類紙質檔案、紙質檔案數字化加工的數據、 電子檔案及實物、印章、音像檔案等)與全宗卷(含全宗介紹、大事記、組織沿革)、檔案目錄(含電子目錄)、相關資料等一并移交;檔案管理系統、可移動的檔案裝設備檔案可向接收、管理基建項目、辦公用房機構變動之日后形成的經費和設備的部基建車輛、債權債務部門和單辦公設備及家具、人防單位提供復制件。

清理和資產(包括在具同檔案一起向 新組建機構移交資產等)清查、登記中的清查情建工程在內的房屋、土地、檔案,況報告、財務資產報表,資產賬劃轉和處置手續,停用冊目錄,調整和處置方案,移交、接收、的各類印章等,歸入原全宗管理。

更名、調整領導管理體制但主要職責動的部門和單位,以及保留機構或單位名名稱、優化職責或部分職責發生變化、以原機構為基礎組建更名的部門和單位, 繼續沿用原檔案全宗。

部分職責與業務范圍劃入其他機構的,原來形成的相關檔案由該部門和單位按照原檔案全宗繼續保管,不得分散;相關機構需利用該部分檔案時,原部門和單位應按照規定提供利用;已經建立檔案信息數據庫的單位,可向承接職責與業務的機構提供該部分檔案的數據副本。

設在有關部門和單位的議事協調機構及由部門統- -管理對外保留或加掛牌子的機構,不單獨設檔案全宗,其檔案納入有關部門和單位檔案全宗管理。

新組建機構,自成立之日起形成的檔案由各部門各單位新設檔案全宗進行管理;全宗號暫空,待以后移交檔案時向縣綜合檔案館申請。原部門或單位未辦理完畢的文件材料及依據新的職責分工移交新組建機構繼續處理的,由新組建機構收集整理歸檔。

三、切實加強領導,認真做好機構改革中檔案管理工作

縣檔案局(館)和有關部門、單位,要切實做好機構改革檔案管理工作,上下聯動,強化指導。保證任務落實,執行有力。

1.縣檔案局(館)要監督指導機構變動部門和單位的檔案處置工作,及時協調、研究解決檔案處置中的疑難問題。全縣涉及機構改革的部門和單位,工作中遇到的問題要及時向縣檔案局請示報告。

2.機構改革涉及的部門和單位,應在我縣機構改革方案正式公布15 日內制定本部門、單位檔案管理與處置方案,經縣檔案局(館)審查同意后實施。檔案管理與處置方案的內容包括:檔案工作機構和人員安排,檔案收集整理要求,檔案清點、交接程序以及日常保管、利用要求等。

3.機構改革涉及的部門和單位,要在“三定”方案確定后3個月內完成《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的編制和修訂,并按照政府內部審批程序報縣檔案局(館)審批同意后執行。

4.不再保留、掀銷建制的部門和單位,在檔案處置工作完成前,具體承擔檔案處置的工作人員暫不安排其他工作任務。要預留檔案整理編目和相關設備裝具等處置費用,為機構改革中處置檔案提供必要的保障。

5.不再保留、撤銷建制的部門和單位,應在機構改革開始后,及時安排專人完成檔案的整編、交接等處置工作。檔案整空編、處半年內完置工作量大的,要及時抽調相關人員集中工作,爭取在斗成檔案處置工作。

6.向縣級綜合檔案館或承接主要職能的新組建機構移交的檔案,必須經過系統規范整理,符合檔案館接收檔案的標準和要求;涉密文件必須按照《中華人民共和國保密法》要求組織解密工作;對到期不宜開放的檔案,應提出限制使用的意見。

7.機構改革涉及的部門、單位及個人,不得借機構改革擅自帶走、留存、轉移、銷毀檔案,嚴防檔案流失和失密泄密問題發生。在機構改革中造成檔案損失、失密泄密的,依法追究有關人員的責任。

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